Post- und Posterfassung
"Das Streben nach Perfektion ist ein kontinuierlicher Prozess und ein langer Weg,
welchen wir gerne mit unseren Kunden gemeinsam gehen."
Aufgaben
Aufgabenbeschreibung Scan-/Erfassungstätigkeiten
Scan (Digitalisierung) von Unterlagen (Bestandsdokumentation) in den Formaten DIN-A4 bis DIN-A0
nach Vorgaben der zuständigen Fachabteilung und unter Berücksichtigung der anzuwendenden
Prozessanweisungen
Vorbereitung der zu erfassenden Unterlagen (z.B. Entklammern, Sortieren, Prüfen, etc.)
Ablage der Scans entweder in einer vorgegebenen Ordnerstruktur oder im hauseigenen
Archivsystem (Dokumentenmanagementsystem)
Austausch und Übergabe der Unterlagen an die Fachabteilungen und/oder das Archiv
Eigenverantwortliche Koordination der Scan-/Erfassungsaufgaben gegenüber den Archiven bzw.
den betreffenden Fachabteilungen
Selbstständige Qualitätskontrolle der Arbeit und Ergebnisse
Aufgabenbeschreibung Erfassung von Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen liegen sowohl in analoger wie auch in digitaler Form vor. Vor einer Bearbeitung in der
Buchhaltung, müssen Eingangsrechnungen in einer geeigneten Weise auf deren digitale
Weiterverarbeitung in den nachgelagerten Prozessen vorbereitet werden.
Scan (Digitalisierung) von Eingangsrechnungen (vergleichbar dem o.g. Prozess) und Übergabe an
nachgelagerte Prozesse.
Empfang und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (per E-Mail oder Portal in Form von
PDFs oder xml-Formaten) und Übergabe an nachgelagerte Prozesse.
Eigenverantwortliche Koordination der Scan-/Erfassungsaufgaben gegenüber den nachgelagerten
Fachabteilungen
Selbstständige Qualitätskontrolle der Arbeit und Ergebnisse
Qualifikation
- Einschlägige Kenntnisse und Erfahrung im Bereich der Post- und Posterfassung (zum Einsatz kommende Gerätschaften, typische
Arbeitsabläufe, Regularien, etc.)
- Kenntnisse von Systemen zur elektronischen Scan und Erfassung von Unterlagen (vorzugsweise Crosscap der Fa. SRZ)
- Gute EDV-Kenntnisse (gängige MS-Office-Produkte)
- Einschlägige Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen (vorzugsweise nscale der Fa. Ceyoniq)
- Erfahrungen im Umgang mit rein elektronischer Verarbeitung von Unterlagen
- Kenntnisse im Bereich elektronischer Signaturen für Dokumente
- Hilfreich erachtet werden darüber hinaus technische Grundkenntnisse, im Idealfall aus dem Bereich kerntechnischer Anlagen
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Skills
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