(Senior) Program Operations Manager*in (d/m/w)

Über uns

Du liebst es, wenn komplexe Abläufe am Ende einfach funktionieren? Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, bringst unterschiedliche Beteiligte zusammen und sorgst dafür, dass aus offenen Punkten verlässliche Lösungen werden? Gleichzeitig hast du Lust, operative Prozesse nicht nur auszuführen, sondern mitzugestalten und kontinuierlich besser zu machen? Dann könnte diese Rolle genau dein Ding sein.

Du übernimmst eine zentrale Rolle im operativen Herzstück unserer Weiterbildungen. Du stellst sicher, dass unsere Kurse und Standorte organisatorisch zuverlässig laufen, koordinierst interne Teams und externe Partner und löst anspruchsvolle operative Themen von der Planung bis zur Umsetzung. Dabei bist du nah am Tagesgeschäft, triffst eigenständig Entscheidungen und entwickelst gleichzeitig Strukturen und Prozesse weiter, die unseren Betrieb effizienter und skalierbarer machen.

Wer wir sind
Der Zukunftsmotor ist ein innovatives und auf Zukunftskompetenzen ausgerichtetes Weiterbildungsinstitut für Berufe mit hohem Fachkräftemangel. Wir sind ein junges 40-köpfiges Team, mit dem gemeinsamen Ziel, Menschen eine zweite Chance auf Bildung zu geben.

Deine Aufgaben

• End-To-End Verantwortung Course Operations: Du bist End-to-End verantwortlich für den reibungslosen Kursverlauf vom ersten bis zum letzten Tag und die Sicherstellung von operativen Deadlines entlang aller Stakeholder-Gruppen. Dabei fungierst du auch als Übersetzerin zwischen den verschiedenen Abteilungen und den Teilnehmenden, und findest effektiv schnelle Lösungen bei kurzfristigen Herausforderungen.
• Standort-Betreuung: Du bist zentral für unsere Standorte in Berlin, Hamburg, Bielefeld und München verantwortlich und stellst den reibungslosen Ablauf im Austausch mit den AnsprechpartnerInnen vor Ort sowie die strategische Weiterentwicklung & Skalierung der Standorte sicher.
• Kontinuierliche Prozessoptimierung: Du analysierst regelmäßig bestehende Abläufe in der Organisation, identifizierst Potentiale zur Optimierung, Automatisierung oder auch Verschlankung von Abläufen. Dabei stellst du immer sicher, dass die aktuellen Abläufe nutzerorientiert dokumentiert sind. 
• Multi-Stakeholder Projekte: Basierend auf den identifizierten Optimierungen setzt du Projekte mit internen und externen Stakeholdern um und steuerst diese bis zur finalen Zielerreichung.
• Steuerung externe Stakeholder: Du steuerst unsere externen Stakeholder (z.B. Co-Working Spaces, Lehrwerk-Verlage, unsere externe Zertifizierungs-Stelle), verhandelst Verträge und stellst sicher, dass deren Arbeit zum erfolgreichen Kursverlauf beiträgt.

Was du mitbringst

• Erfahrung:
  • Du hast ein erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine /Ausbildung in Bereichen der Wirtschaftswissenschaften, Sozial- oder Naturwissenschaften
  • Du hast mehrere Jahre praktische Erfahrung in dynamischen Start-Up oder Scale-Up Umfeldern, idealerweise mit Multi-Stakeholder Projekten und im Operations Bereich.
• Kompetenzen:
  • Problemlösungskompetenz: Du kannst dich schnell in die Perspektive Anderer eindenken und proaktiv eigenständige Lösungen finden. Es fällt dir leicht, Problemorientierung in Lösungsorientierung zu übersetzen und Möglichkeiten zu sehen, wo andere Einschränkungen vorfinden.
  • Hands-On-MacherIn: Als kleines Team kommt es immer wieder vor, dass spontane & neue Aufgaben anfallen, die im Team verteilt werden. Du hast Spaß daran, operativ mit anzupacken und kurzfristig Verantwortung für neue Aufgaben zu übernehmen und abwechslungsreich zu arbeiten.
  • Stakeholder & Projekt Management: Du bist in der Lage, komplexe Projekte zu strukturieren und sicherzustellen, dass definierte Deadlines eingehalten werden in enger Abstimmung mit den jeweiligen Stakeholdern. Du kannst eigenverantwortlich priorisieren, viele Bälle gleichzeitig jonglieren und behältst dabei jederzeit den Überblick.
  • Starke Kommunikationsfähigkeiten: Als zentrale Ansprechperson bei uns im Team für den operativen Kursablauf, bist du stark darin, Probleme zu verstehen und die NutzerInnen in einfachen Worten zu Lösungen zu befähigen, damit Stakeholder sich dadurch immer gut abgeholt fühlen.
  • Agile Arbeit: Du kannst dich schnell an neue Gegebenheiten anpassen und fühlst dich in Umfeldern wohl, in denen flexibel gearbeitet wird und du in verschiedenen Flughöhen unterwegs bist. 
  • KI- und Technikaffinität: Dir fällt es leicht, dich schnell in neue Tools einzufinden und diese zu beherrschen. Gleichzeitig hast du Spaß daran, dich kontinuierlich beim Thema KI weiterzuentwickeln und Wege zu identifizieren, wie du deine Arbeit vereinfachen kannst.
  • Sprache: Du bist verhandlungssicher in Deutsch schriftlich und mündlich (mind. C1 Niveau).

Warum Zukunftsmotor

• Du bist im Fahrersitz: Du erhältst die volle fachliche Verantwortung für den Bereich Course Operations.
• Bildung als Schlüssel: Das Thema Bildung wird bei uns ganzheitlich gelebt. So kannst du dich auf regelmäßiges Feedback zur persönlichen Weiterbildung freuen sowie den regelmäßigen fachlichen Austausch im Team rund um Operations Themen.
• Purpose: Durch deine Arbeit lieferst du nachhaltig einen gesellschaftlichen Mehrwert und arbeitest in einem wertegetriebenen Unternehmen, welches die Vision verfolgt durch Bildung Demokratie in Deutschland zu stärken.
• Gestaltung: Wir glauben an die beste Idee, egal von wem sie kommt. Freue dich also auf viel Freiheiten deine persönlichen Ideen bei uns umzusetzen.

Die Stelle:

• Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung, unbefristeter Vertrag
• Arbeitszeiten: Montag bis Freitag, 40 Stunden
• Flexibles & hybrides Arbeiten: 3 Tage pro Woche in unserem modernen Büro am Alexanderplatz (2 feste Teamtage + 1 flexibler Tag). 
• Weitere Benefits: 30 Tage Urlaub, Workation-Optionen, jährliche Offsites, Teamevents sowie ein ergonomischer Arbeitsplatz mit Obst und Getränken.
• Gehalt: 52.000€ - 57.000€ brutto pro Jahr (je nach Qualifikation & Erfahrung).
• Klingt spannend? Dann bewirb dich mit deinem Lebenslauf.

2 Bonus-Fragen
Besonders punkten kannst du mit deiner Bewerbung, wenn du dir Zeit für unsere Bonus-Fragen nimmst:

• Was ist dein Lieblingstool zur persönlichen Organisation & Produktivitätssteigerung und warum?
• Was ist eine Eigenschaft von dir, die nicht direkt auf dem Lebenslauf zu finden ist?
  
  

Unser Bewerbungsprozess:

• Dein Profil: Deine Bewerbung geht ein, wir prüfen deinen Lebenslauf und antworten innerhalb von 4-5 Werktagen
• Kennenlernen: Du bekommst eine Einladung zum Kennenlerngespräch mit unserem Recruiting Manager Chris Heisch (Video-Call, 30 Minuten)
• Fachgespräch: Im Gespräch mit unserer Gründerin Franziska geht ihr tiefer auf deine bisherigen praktischen Erfahrungen und Kenntnisse in Operations ein (Video-Call, 60 Minuten)
• Fallstudie: In einer konkreten Fallstudie mit einer aktuellen Herausforderung bei Zukunftsmotor stellst du deine fachliche Expertise unter Beweis vor unserer Gründerin sowie einem weiteren Stakeholder aus der Organisation (vor Ort)
• Wir melden uns innerhalb einer Woche spätestens bei dir zurück mit unserer Entscheidung

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